توصیهنامه معمولاً توسط شخصی نگارش میشود که شناخت نسبی از متقاضی داشته و میتواند کار یا عملکرد تحصیلی وی را توصیه کند. در این نامه صلاحیتها و مهارتهای متقاضی باتوجهبه روند کاری ایشان در رابطه با شغل یا تحصیل نگاشته میشود. موارد مطرحشده در این نامه گواه و اثبات تعیین صلاحیت متقاضی برای پیشبرد فرایند اخذ پذیرش تحصیلی یا ویزاست. برای استناد به موارد موجود، راههای ارتباطی شخص توصیهکننده حتماً باید در این نامه ثبت شود.